POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario número 1377 de 2013, a continuación, se pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales contenidos en Bases de Datos de GRUPO ACI los diversos aspectos que componen la Política de Tratamiento de datos de la Compañía (“Política de Tratamiento”).
- TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD
La información que se recolecta y almacena de los socios, proveedores, empleados, y cualquier otra persona natural que tenga contacto con GRUPO ACI
Dependiendo de la relación que el titular tenga con la empresa, la información que se recopila o almacena puede incluir lo siguiente:
Datos generales tales como: nombres, apellidos, fecha de nacimiento, número y tipo de identificación, edad, estado civil, dirección, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico, comentarios, lugar de trabajo, cargo y nivel.
Datos particulares según el tipo de vinculación: hoja de vida, información laboral, información académica, información financiera, nacionalidad; y todos los demás datos relacionados con la calidad de accionistas, inversionistas, empleados o proveedores, según aplique.
Datos sensibles: datos biométricos y registros fotográficos.
- Tratamiento de datos sensibles
GRUPO ACI no recolectará, incorporará ni almacenará datos sensibles de las personas, a menos que exista una autorización previa del titular de la información.
Solo se solicitará la autorización mencionada cuando sea necesaria y proporcional para la ejecución de la relación con el titular, siempre y cuando la Ley exija o permita acceder a información sensible de este.
La autorización para el tratamiento de los datos sensibles se solicitará previa a la incorporación de estos, y en esta se señalará la finalidad para la cual se incorporan. Además, se precisará que la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles es facultativa, y se indicarán los demás elementos descritos en la presente política para la obtención de la autorización para el tratamiento de la información.
No podrá realizarse tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados por el titular.
- Finalidad con la que se hace tratamiento de la información personal de los titulares
Solo se recolectará los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para los fines autorizados e informados al titular y aquellos señalados en la presente política, siempre que el tratamiento obedezca a un fin legítimo y sea proporcional de acuerdo con la relación sostenida con el titular.
- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS EMPLEADOS
El tratamiento de los datos personales de los empleados de GRUPO ACI , se sujetará a lo establecido en la presente política, y solo podrán ser utilizados en cumplimiento de la normatividad laboral vigente, para el correcto desarrollo de las obligaciones derivadas del contrato laboral celebrado entre las partes, o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.
- Finalidades:
- Permitir el ejercicio de sus derechos como empleado, establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo y en las demás normas aplicables a la materia;
- Enviar información de la empresa, incluyendo invitaciones a eventos, boletines trimestrales (presentación de resultados), informe anual, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta GRUPO ACI .
- Emitir certificaciones relativas a su condición de empleado, tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, entre otros;
- Compartir información con proveedores con los se desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas por GRUPO ACI .
Los datos suministrados por los interesados en las vacantes y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
Los datos correspondientes a personas cuya relación laboral ha finalizado, se continuarán almacenando para los fines autorizados y bajo las mismas condiciones y niveles de seguridad.
- Tratamiento de datos personales de los Proveedores
El tratamiento de los datos personales de los proveedores persona natural y/o titulares, se sujetará a lo establecido en la presente política, y solo podrán ser utilizados en cumplimiento a lo contractualmente establecido, para el correcto desarrollo de las obligaciones derivadas del contrato comercial celebrado entre las partes, o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.
- Realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales.
- Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores.
- Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores. Cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales.
- Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.
- Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.
- Consultas, auditorias y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o contratistas.
- Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.
Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto el tratamiento de datos personales se entiende incluido en las mismas.
- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS ACCIONISTAS E INVERSIONISTAS
Los datos e información de las personas naturales que tengan la condición de accionistas o inversionistas, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y está sujeta a una protección especial por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores o en los eventos en que se cuente con la autorización expresa del titular.
Finalidades:
- Permitir el ejercicio de los derechos derivados de la calidad de accionista o inversionista, facilitando que estos puedan ejercer los derechos políticos y económicos establecidos en el Código de Comercio, en el Decreto 2555 de 2010, y en las demás normas aplicables a la materia;
- Enviar información de GRUPO ACI , incluyendo invitaciones a eventos, boletines trimestrales (presentación de resultados), informe anual, y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta la empresa;
- Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa, tales como certificados de renta, de participación accionaria, entre otros;
- Compartir información con proveedores con los que se desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social, con las limitaciones y las reglas establecidas.
- DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR
Sin perjuicio de los demás derechos consagrados en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que las aclaren, modifiquen, reglamenten o adicionen, los Titulares tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a GRUPO ACI en su condición de responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la Autorización otorgada a GRUPO ACI salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por GRUPO ACI , previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la Autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.